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Erstellen von CSV-Exportvorlagen

Durch die Erweiterung von System One mit zahlreichen neuen Funktionen wurden auch die Exportoptionen erweitert. Exportdokumente können auf die Adressierung von Formbriefen und zum Drucken von Etiketten und Umschlägen angewendet werden. Der Benutzer kann CSV-Standardexportvorlagen zum Reproduzieren von Listen verwenden und dabei sogar festlegen, welche Informationen exportiert werden sollen.

Was ist eine CSV-Datei?

Das CSV-Format (durch Kommata getrennte Werte, Comma Separated Value) ist ein einfaches und vielseitiges Datenbankformat, das zum Austauschen von Daten zwischen verschiedenen Programmen verwendet wird. Eine CSV-Datei besteht aus normalem Text, den die Elemente enthalten. Ein Element verfügt über verschiedene Werte, die durch Kommata getrennt sind. Benutzer mit Microsoft Excel können Dateien mit einer CSV-Erweiterung automatisch öffnen. Die Dateien können außerdem in Microsoft Word zum Fertigstellen und Zusammenführen oder in Microsoft Access zum Importieren von Datenbanken verwendet werden.

Erstellen neuer CSV-Exportvorlagen

Mit der Menükomponenten-Systeminstallation können Benutzer, die über Systemverwaltungsberechtigungen verfügen, CSV-Exportvorlagen für jeden Bereich in System One erstellen. Diese CSV-Exportvorlagen können für die Listenansichten von Firmen, Kontakten, Buchungen, Verträgen und Rechnungen erstellt werden.

Auf dem Bildschirm „Neue CSV-Exportvorlagen für Listen“ können Sie zunächst den Titel und die Beschreibung eingeben. Anschließend können Sie die Spalten mit den Informationen auswählen, die beim finalen Export angezeigt werden sollen. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail mit Formbriefen senden möchten, können Sie eine CSV-Exportvorlage für die Verwendung im Firmenbereich erstellen. Bei diesem Export sind die Spalten für die Namen und Adressen enthalten.

Nach dem Speichern wird die neue CSV-Exportvorlage als Exportoption unter der Liste im Firmenbereich angezeigt.

Verwenden einer CSV-Exportliste

Wenn die Auswahl erstellt wird, wird eine Liste mit den gefundenen Elementen angezeigt. Im Teilbereich „Exportieren und Drucken“, der sich unter dieser Liste befindet, wird die zuvor vom Benutzer erstellte „CSV-Exportvorlage für Listen“ angezeigt.

Durch Auswählen der Exportvorlage werden die ausgewählten Informationen exportiert. Auf einem sich öffnenden Bildschirm können Sie auswählen, ob Sie die Datei direkt öffnen oder speichern möchten.